Bagaimana anda membalas emel daripada para pelanggan? Berbentuk peribadi (ada personal touch gitu) atau standard (hati kering)?
Mari kita lihat screen shot di bawah.. Emel ini saya hantar kepada beberapa syarikat pembekal..
Emel pertama ini saya terima daripada 2 buah syarikat yang menjual pen.. Saya meminta mereka untuk memberikan sebut harga pen.. Kedua-dua wakil daripada syarikat tersebut membalas emel saya bahawa mereka tidak mempunyai model yang saya kehendaki.. Itu saja! Sepatutnya mereka harus memberikan alternatif lain seperti mencadangkan kepada saya untuk membeli pen yang mempunyai kriteria paling hampir dengan pen yang saya inginkan..
Emel ke dua memaparkan bagaimana sempoinya syarikat ini memberikan saya sebut harga.. Seperti yang anda dapat lihat emelnya hanya menunjukan bahagian signature.. Tiada sebarang kata-kata aluan.. Emel ini juga mempunyai lampiran sebut harga.. Sepatutnya, jika emel yang anda hantar mempunyai lampiran, anda harus memaklumkan kepada penerima.. Ini adalah kerana penerima mungkin terlepas pandang lampiran yang ada..
Emel terakhir ini pula merupakan contoh emel siput khinzir.. Cuba anda lihat tarikh saya menghantar emel tersebut.. Ianya bertarikh 18 Januari.. Lihat pula tarikh emel itu dibalas.. 25 Januari.. Wakil syarikat tersebut mengambil masa 7 hari untuk membalas emel saya.. Cantik bukan? Seharusnya setiap emel yang anda terima daripada pelanggan kena dibalas dalam jangka masa 24 jam atau paling lewat 48 jam saja.. Jikalaupon anda mungkin tidak mempunyai jawapan kepada permintaan pelanggan anda, maklumkan pada mereka dahulu bahawa anda akan menghubungi mereka kembali.. Penantian itu satu penyeksaan derr..
Anda harus menghargai setiap peluang untuk berkomunikasi dengan pelanggan.. Gunakanlah ejaan dan tatabahasa yang betul.. Yang paling penting tonjolkan pada mereka yang anda bersedia dan teruja untuk menjawab setiap persoalan dan permintaan.. Setiap komunikasi yang meninggalkan kesan positif kepada pelanggan mungkin akan diakhiri dengan jualan lumayan!
